Архив

Не все, наверное, задумываются о внутреннем делопроизводстве учебного заведения. Казалось бы, не может быть в этом ничего сложного и тем более интересного. Но это не совсем так. За работой по составлению архивов стоят сосредоточенность, ответственность, а порой и душевная привязанность к не просто бумагам, а к документам, которые призваны обеспечить нормальный рабочий процесс в институте, а затем стать историческим наследием и открытием для биографов и мемуаристов.

Ежегодно только через один только деканат дневного бюджетного отделения проходит более шестисот личных дел студентов, множество экзаменационных ведомостей, зачетных книжек, академических справок и заявлений студентов. Умножьте это число на количество деканатов, прибавьте документы управленческого характера, поступающие из государственных и общественных органов, документы внутреннего пользования и т.д. Все они пользуются одной привилегией – сроком хранения 75 лет.

Институту крайне необходим был собственный архив и специалист с необычным названием – архивариус, в чьих силах оказалось бы структурирование многочисленных приказов, распоряжений, уведомлений, заявлений, отчетов…

1 марта 2001 года во вновь образованный архив ЮИ ИГУ поступили первые документы – личные дела студентов дневного отделения, обучавшихся в институте с 1989 по 1995 годы. Это около тысячи папок с различными документами. Чуть меньше – из заочного деканата. Вот тут-то и пригодилось основное умение архивариуса – подготовка личных дел к автоматизированному учету и создание базы данных «Архив ЮИ ИГУ».

Работа архива включает в себя:

  • учет и систематизацию личных дел;
  • учет и классификацию, подшивку по личным делам зачетных книжек;
  • хронологию и учет документов каждого личного дела (принадлежность документов именно данному делу, изъятие несоответствующих документов, нумерация страниц дела);
  •  составление описи на каждое личное дела архива;
  • формирование связок личных дел, их систематизация по годам, формам обучения, по алфавиту;
  • выполнение различного рода справок.

Контакты:

Делопроизводитель – Любовь Владимировна Юсупова

Адрес: г. Иркутск, ул. Улан-Баторская, 10, каб. 104.

Телефон: 8 (3952) 52-11-83

e-mail: lubanafil83@mail.ru